A intranet é uma rede como a internet, mas de uso exclusivo de uma organização. Sendo assim, somente os computadores da companhia podem acessar essa rede local.

Trata-se de uma tecnologia vantajosa porque promove a comunicação entre os setores e entre todos os colaboradores.

A comunicação é um fator muito importante para qualquer corporação, e isso diz respeito tanto à comunicação externa (com clientes), quanto à interna (com funcionários).

A intranet auxilia essa comunicação e é de baixo custo, dessa forma, toda informação que precisa ser transmitida chega aos interessados de maneira rápida e direta.

Independentemente de qual seja a necessidade de cada departamento, eles podem estabelecer uma comunicação com qualquer colaborador.

Essa agilidade permite que os funcionários tomem conhecimento sobre tudo o que for relevante para a companhia, o que acaba por agilizar os processos e melhorar a produtividade.

Quando alguma mensagem importante não chega a todos os destinatários interessados, os resultados da organização podem ser comprometidos, mas com a intranet, isso não acontece.

Pensando nisso, neste artigo, vamos explicar o que é esse sistema, sua importância e quais vantagens ele traz para uma corporação. Então, leia até o final se você quer ficar por dentro deste assunto.

 

O que é intranet?

 

A intranet é uma rede corporativa interna que possui uma tecnologia semelhante à internet. No entanto, é uma rede local, usada exclusivamente pela corporação para que os colaboradores façam uso dos mesmos programas e protocolos de comunicação da internet.

Por ser privada, está disponível para ser acessada apenas pelas pessoas autorizadas, como no caso dos funcionários. Seu objetivo é difundir informações do interesse da corporação.

Dentro de uma empresa, o departamento de marketing pode usar a intranet para divulgar as novas ações e campanhas da marca, como o uso de um grande painel de publicidade, por exemplo.

O departamento pessoal pode enviar formulários para os colaboradores, para alterar seus dados cadastrais, como endereço, e também comunicar alterações de benefícios.

Outra possibilidade é o RH divulgar a disponibilidade de novas vagas para começar um recrutamento interno.

Existem várias formas de uso da intranet, cabendo apenas aos departamentos saber elaborar o conteúdo da mensagem e para quem ela será destinada.

Esse veículo melhora a comunicação dentro da corporação e pode, inclusive, ser usado para falar com fornecedores ou qualquer outra pessoa que a companhia precise, por meio de uma extranet.

A intranet é elaborada pensando nas necessidades e no perfil de cada empresa. Dessa forma, ela não deve ser elaborada apenas pelos seus profissionais de informática.

Seja uma gráfica especializada em banner colorido, ou um escritório de advocacia, qualquer empresa vai conceber esse sistema levando em conta as suas reais necessidades e as de seus setores.

Seu funcionamento se dá pelo uso de um protocolo de comunicação chamado TCP/IP, o mesmo utilizado pela internet. A diferença é que a intranet pertence exclusivamente a uma companhia, sendo usada apenas por seus funcionários e pessoas autorizadas.

Exemplo disso é uma rede de supermercados que possui um site onde seus clientes podem realizar ações como:

  • Consumir conteúdos;
  • Fazer compras;
  • Falar com o atendimento;
  • Acompanhar as novidades.

Só que, além desse site, a rede de supermercados também possui outros sites em que apenas seus funcionários podem ter acesso.

Quando falamos dos colaboradores, estamos nos referindo às pessoas que trabalham em qualquer unidade desses supermercados. Mesmo sendo uma internet interna, o sistema pode ser acessado pelos profissionais da filial e da matriz.

Para evitar a intrusão, uma gráfica especializada em impressão de cartazes grandes faz uso de um firewall de segurança que utiliza um software especial para bloquear o acesso à sua rede.

Por conta de sua tecnologia mais moderna, a intranet está substituindo as redes locais que utilizam protocolos fechados, também devido ao seu baixo custo de implementação.

É dessa forma que ela facilita a troca de informações entre os vários setores da organização, também tendo a capacidade de concentrar todo o fluxo de dados, como documentos, notícias e formulários, agilizando os processos internos.

Agora que você já entende o conceito de intranet e como ela pode ser usada tanto por uma gráfica especializada em rótulos em inglês quanto por demais empresas, no próximo tópico, vamos explicar a sua importância.

 

Importância da intranet para uma empresa

 

A comunicação interna é muito importante para que a organização se desenvolva e seus colaboradores sejam mais eficientes e comprometidos com o processo interno.

Logo, a intranet possui uma alta capacidade de compartilhamento de informações, essencial para difundir dados dentro da empresa e manter todos os funcionários a par dos acontecimentos.

Em alguns casos, muitas pessoas estão envolvidas no mesmo projeto. Sendo assim, o ideal é centralizar as informações, para que elas possam chegar a todos os interessados de um jeito mais rápido e eficiente.

Isso ajuda a organizar os processos e serviços e a implantar uma padronização. Uma loja de materiais escolares personalizados, por exemplo, também consegue aperfeiçoar os serviços e padronizar as tarefas.

Há a possibilidade de armazenar documentos relevantes, que futuramente podem ser consultados pelos colaboradores, o que agiliza os processos e diminui burocracias que prejudicam a produtividade.

Os custos também são reduzidos, visto que as notificações de avisos e circulares da intranet reduz a necessidade de impressões, economizando papéis e energia elétrica.

Da mesma maneira, o acesso à informação é muito mais eficiente e rápido, tendo em vista que todos os dados necessários podem ser acessados a qualquer momento, inclusive por meio de dispositivos móveis.

Além de documentos e gráficos, a empresa ainda consegue publicar outros formatos de mídia, como som e vídeo.

Por fim, a intranet também é importante porque todas as informações relevantes da empresa podem ser acessadas rapidamente pelos colaboradores, sem que para isso seja necessário emitir autorizações de última hora.

A troca de informações é muito mais ágil, portanto, uma fabricante de wobbler display consegue integrar todas as suas áreas e setores, diminuir erros operacionais, prestar atendimento rápido e conectar outras plataformas.

Tomando como base todas essas informações, é inegável que o uso da intranet é essencial para qualquer corporação. Mas, além de tudo isso, ela traz vantagens que ressaltam ainda mais sua relevância. Veja a seguir.

 

Vantagens da intranet

 

Se você ainda estava em dúvida quanto a investir em um sistema intranet para o seu negócio, confira os seus benefícios:

 

1 – Aumento da produtividade

Por meio dessa tecnologia, os colaboradores têm acesso a uma rede privada que facilita sua comunicação, trazendo até eles recursos que melhoram o seu desempenho.

Sendo assim, sua produtividade melhora muito, visto que toda informação útil está disposta de maneira centralizada, o que garante mais rapidez e eficiência no dia a dia de trabalho.

 

2 – Melhora a colaboração entre as equipes

Dentro de uma fábrica de placas informativas personalizadas e diversas outras empresas, as ferramentas e métodos de trabalho podem variar de setor para setor.

A intranet proporciona ferramentas para que os departamentos escolham aquelas que lhes são mais adequadas, para tornar os processos diários mais eficazes.

Ela consegue facilitar várias necessidades, tendo em vista que pode integrar diferentes sistemas informativos e softwares usados pela corporação, como controle de entradas, marcações de férias, processamento salarial, dentre outros.

Portanto, a intranet pode funcionar como ponto único de interação entre todos os colaboradores, fazendo uso de ferramentas distintas, relacionadas aos seus setores de atuação.

Por exemplo, as empresas de instalação elétrica podem usar um software em que o colaborador fique automaticamente logado em todos os sistemas, assim que acessa a intranet.

 

3 – A comunicação se torna mais assertiva

Já falamos sobre isso no decorrer deste conteúdo, mas vamos especificar de que maneira a intranet melhora a comunicação dentro da companhia.

Por meio dela, é possível disponibilizar espaços de interação, como fóruns de discussão, compartilhamento de ideias, de modo a integrar as equipes.

Também é possível implementar um sistema de avaliação de desempenho, que permite recolher feedbacks e adotar estratégias.

Pensando por esse lado, estamos falando de um veículo de informação privilegiado, que estabelece um contato efetivo entre todos os departamentos, mesmo que estejam localizados em unidades diferentes, como matriz e suas filiais.

 

Conclusão

 

Toda empresa precisa de uma boa comunicação interna se quiser crescer e conquistar novos espaços em seu mercado de atuação.

Modelos antigos, como impressão de comunicados, painéis e outras metodologias ultrapassadas não têm a mesma capacidade de comunicação que a intranet.

Essa tecnologia facilita a transmissão de mensagens, notícias e qualquer outro comunicado que a companhia deseja divulgar de maneira muito mais rápida e segura.

Assim, todos os colaboradores estarão sempre cientes dos assuntos pertinentes ao seu trabalho, não abrindo brechas para achismos ou erros provenientes de uma informação deficiente.

Neste texto, você conheceu um pouco mais sobre a intranet e de que maneira ela pode beneficiar a sua empresa e os seus funcionários. Por isso, se a sua empresa ainda não é adepta dessa rede local, chegou o momento de tirar proveito dos seus benefícios.

 

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.