Atualmente, nenhum empresário pode ignorar o fato de que vivemos uma das épocas de maior concorrência e competitividade. Nesse universo, fatores como o controle de estoque se tornam estratégias indispensáveis para a sobrevivência da empresa.

De fato, quem quiser se destacar no meio da multidão, vai ter que ser capaz de trazer alguns diferenciais básicos, que vão muito além de ter um atendimento de excelência. É preciso, por exemplo, ter preços realmente atrativos para o público.

Se você pesquisar agora na internet por um serviço como o de descarte de equipamentos de armazenamento de dados, vai encontrar dezenas ou mesmo centenas de opções, muitas delas perto de você, a um clique de distância.

Por isso, todo o poder está nas mãos dos clientes, então resta à empresa que queira se diferenciar ter o controle interno sobre si mesma. Dito de outro modo: se o mercado é quase incontrolável, você precisa dominar sua própria operação empresarial.

Aí é que entra a questão do controle de estoque, que tem se mostrado tão importante que acaba tocando outros fatores até mais abrangentes, tais como:

  • Eficiência logística;
  • Diminuição de prazos;
  • Otimização de processos;
  • Economia de recursos;
  • Maior fluxo de caixa;
  • Melhora no ambiente.

Realmente, imagine uma fábrica de armário arquivo para escritório. Se ela tiver um controle maior sobre seu estoque, certamente o ambiente de trabalho vai melhorar, e com isso, até a qualidade de vida dos funcionários vai se beneficiar.

Com isso, a questão do estoque tem se tornado um ponto central a partir do qual é possível rever inúmeros traços da produtividade de um negócio. Como vimos, até o fluxo de caixa pode ser impactado positivamente.

Afinal, se as mercadorias têm um giro maior e mais eficiente, aperfeiçoando o processo de aplicação da matéria-prima e dos insumos da firma, a pressão exercida sobre o capital de giro e o orçamento será bem menor.

Por isso decidimos escrever este artigo, demonstrando alguns conceitos básicos sem os quais nenhum gestor conseguiria ter um bom controle de estoque do negócio, além de dicas práticas sobre como melhorar essa operação interna da empresa.

O mais bacana é que hoje essas dicas de operação e gestão evoluíram tanto que elas servem para toda e qualquer empresa que tenha estoque físico, seja ao falar sobre um galpão cheio de roupas e ou de moldes para injeção de peças plásticas.

Portanto, se você quer entender como exatamente isso é possível e assim racionalizar o seu próprio estoque, desfrutando de todas as vantagens e benefícios que isso traz, basta seguir adiante na leitura.

 

1. O que é controle de estoque?

 

O primeiro passo para seguir boas dicas de melhoria de controle de estoque para o seu negócio é entender do que exatamente estamos falando, em um nível de planejamento e de estratégia.

De fato, tudo no mundo dos negócios começa com um bom planejamento e aqui não é diferente. Neste sentido, o controle de estoque nada mais é do que a gestão racionalizada e dinâmica voltada para quatro pilares dele, que são:

  1. As compras;
  2. A armazenagem;
  3. A logística interna;
  4. As entregas.

Basicamente, temos entrada e saída, além da manutenção dos itens enquanto eles permanecem aos cuidados da empresa. No caso de uma loja de bateria automotiva 60, por exemplo, ela terá a entrada como uma etapa das compras.

Isso já exige uma racionalização tremenda, pois são vários os fatores em jogo, como a quantidade comprada. Afinal, comprar em maior quantidade costuma dar descontos, porém, é preciso que haja espaço para armazenagem, não é mesmo?

Depois, é preciso que haja políticas de armazenamento e manutenção, como casos que lidam com alimentos perecíveis, que têm Shelf Life como prazo de validade.

É justamente aí que está a questão da logística, que hoje comporta uma série de frentes administrativas, estratégicas e até de gestão de dados e informações.

Também é ela a responsável pelos despachos, agenda de entregas e afins. Se a empresa não tiver maior controle sobre essa função, dificilmente ela vai conseguir se posicionar frente à demanda do mercado como um todo, seja com clientes ou parceiros.

 

2. Crie e domine seu inventário

 

Depois de entender melhor a dinâmica dos quatro pilares essenciais do controle de estoque, é hora de começar a racionalizar e aprimorar cada um deles.

O inventário é essencial para organizar a movimentação de entrada e saída, pois é ele quem vai criar as devidas normas de fluxo de estoque, bem como sistematizar essa gestão.

Por isso, ele é uma das principais dicas que você pode colocar em prática. O mais indicado aqui é criar tabelas customizadas, ou seja, personalizadas para o seu caso.

Imagine um negócio que trabalha com painel em papel, ou mesmo de uma loja virtual que vende produtos que devem ser despachados no mesmo dia. Certamente, eles terão uma dinâmica muito diferente de outro que trabalha com Shelf Life.

Mas, cuidado. Isso não quer dizer que seu inventário não deva ser padronizado. Pelo contrário, o que ele precisa justamente é ser padronizado com base no seu caso específico.

Ou seja, ele não pode ser genérico pois deixaria de levar em conta as especificidades do seu próprio estoque, mas ao mesmo tempo, precisará seguir um padrão depois de entender quais são suas necessidades mais corriqueiras e práticas.

Ademais, o inventário precisa ter etiquetas com informações precisas, que precisam ir além de nome do produto e datas de entrada e saída. Um exemplo bacana é incluir a categoria, ou mesmo diferenciais como cliente de destino, no caso de venda faturada.

 

3. Lançando mão da tecnologia

 

Vivemos a era da Indústria 4.0, que nada mais é do que o universo industrial tomando posse de todas as principais tecnologias da atualidade, desde Conexão 5G e Computação na Nuvem até a Inteligência Artificial, que permite criar fábricas inteligentes.

Por isso mesmo, o controle de estoque precisa seguir de perto todas essas novidades, sendo que o modo principal de fazer isso é tomando posse dessas tecnologias na rotina do estoque, por meio de softwares, programas e aplicativos de gestão.

O maior exemplo que temos é o do ERP (Enterprise Resource Planning), que traz um Sistema Integrado de Gestão Empresarial, com vistas a integrar e automatizar o estoque em todas suas dimensões.

Ele é o ideal da automação industrial empresas, pois consegue linkar o estoque com aspectos que vão desde o estágio primário de compras e gestão de matérias-primas ou insumos, passando pela logística e gerenciamento, até distribuição e finanças.

De fato, ao ligar pontos tão distantes (e ao mesmo tempo tão intrinsecamente relacionados) como a quantidade de itens na logística e o financeiro, o controle que se ganha é muito maior, e com isso, as margens se tornam mais amigáveis.

Obviamente, isso otimiza o processo e reduz os gastos desnecessários, ao passo que o contrário tende a gerar gastos em excesso, desorganização e transtornos. Adiante veremos como a Computação na Nuvem pode ajudar nisso.

 

4. A Computação na Nuvem

 

Um modo incrível de melhorar o controle de estoque hoje é implementando softwares e programas que já desempenhem sua função por meio de Cloud Computing, que é justamente a Computação na Nuvem.

Isso é ainda mais verdadeiro no caso de uma empresa que tenha várias unidades, pois então todas elas estarão integradas em um único e mesmo sistema.

Se a empresa trabalha com entrega de encomenda em território nacional, ela pode simplesmente criar um software próprio, todo customizado para o seu mapa de logística e de controle de estoque, para rodar online.

Pois bem, o que a Computação na Nuvem faz é permitir que os usuários acessem a plataforma remotamente, de modo que todas as alterações são salvas no sistema, e não no terminal de acesso.

Assim, seja pelo desktop, laptop ou mesmo pelo celular, qualquer usuário com login e senha pode executar as funções que estiverem configuradas para ele, de qualquer lugar do país.

No caso de uma empresa que lida com vendas e um comercial mais dinâmico, isso pode ser bastante vantajoso, pois qualquer vendedor conseguirá ter acesso ao estoque antes mesmo de iniciar uma reunião de vendas.

No caso de lojas virtuais e e-commerces em geral, é possível unificar o ERP que roda na nuvem ao próprio estoque do site, assim, a Inteligência Artificial começa a avisar quando um item vendeu, quando é preciso despachar, repor no estoque e daí em diante.

 

5. Bônus: equipe treinada

 

Por fim, após falar de tantas tecnologias inovadoras e tantos princípios de gestão, é preciso lembrar que a essência de qualquer empresa é o seu material humano.

Portanto, tão essencial quanto inovar é treinar os colaboradores que lidam com cada uma das etapas do controle de estoque, seja na logística ou no financeiro.

Pense bem, se uma oficina faz algo como conserto câmbio dualogic, não adianta ter um controle de estoque redondinho caso o funcionário não saiba operar o serviço prestado em relação ao sistema que foi instalado.

Então, não se esqueça de dar treinamentos, fazer reuniões pontuais e, o mais importante: reciclar o conhecimento dos colaboradores sempre que houver uma nova implementação ou qualquer atualização do sistema.

Com isso chegamos ao fim, deixando claro que essas dicas essenciais sobre como melhorar o controle de estoque podem revolucionar seu negócio em vários sentidos, desde a agilidade da operação e a economia até a rotina dos funcionários.

Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.